Moderní nástroj řízení spočívá v měření a analýza procesů a výkonů organizace a prostřednictvím systematického porovnávání s výkonem ostatních hledání nejlepších řešení. První jej zaváděla firma Xerox na konci sedmdesátých let.  Kanadská provincie Ontario: obce mají ze zákona každoročně povinnost poskytovat ministerstvu vnitra řadu údajů pro porovnávání kvality služeb. Umožňuje poznat vnitřní fungování organizace, sdílet zkušenosti a nejlepší praxi se srovnatelnými subjekty a identifikovat příležitosti ke zlepšení procesů a postupů ve vlastní organizaci. Smyslem benchmarkingu je realizace změn potřebných ke zlepšení výkonů.

Postup:

• vymezení oblastí benchmarkingu stanovení cílů (výkony pro budoucnost)
• zmapování profilu služeb a  formulace kvantitativních a kvalitativních ukazatelů
• zapojování všech zainteresovaných stran
• sběr a zpracování dat
• porovnávání ukazatelů a identifikace nejlepšího řešení
• analýza procesů - porovnávání s nejlepším procesem
• identifikace rezerv ve vlastním výkonu
• akční plány k zavedení změn a jejich realizace
• vyhodnocení procesu a dosažených výsledků
• zajištění  přijetí  závazku provést změnu

Předpoklad úspěšného  benchmarkingu:

projekt má oporu ve vedení organizace, které pomůže při změnách politiky úřadu, jež budou součástí procesu dotčené  agendy -  personál úřadu a přijal změny za své organizace učí  své  zaměstnance přijímat  kritické srovnávání a  vytváří  jim  podmínky,  aby u  nich  nedocházelo k pocitům  ohrožení organizace vymezí jen  určitý počet klíčových aktivit v rámci úřadu, např.:

• rozdělení odpovědností a s podrobným akčním plánem
• aktivní zapojení všech zúčastněných aktérů
• vytvoření etického kodexu, který mimo  jiné  stanový  i  postup, kdy, v jakém rozsahu a v jaké formě budou zveřejněny výstupy a výsledky porovnávání.